De kilometerregistratie. Houdt u het bij?

Vooral voor startende ondernemers en zzp’ers blijft het een netelige kwestie: moet ik nou een sluitende kilometerregistratie bijhouden of niet? En daarnaast: hoe zet ik eigenlijk een correcte kilometeradministratie op en hoe houd ik deze bij zodat de ik straks geen problemen krijg met de fiscus? Wij zetten de ins en outs van de kilometerregistratie voor u op een rijtje.

Of u wel of geen kilometerregistratie hoeft bij te houden, is afhankelijk van uw specifieke situatie. De ene ondernemer verrijdt immers meer zakelijke kilometers dan de ander. Over het algemeen geldt dat u een sluitende (en controleerbare) rittenregistratie moet bijhouden als u aan de belastingdienst wilt bewijzen hoeveel (zakelijke) kilometers u op jaarbasis heeft gereden. Het kan dan gaan om:
  1. kilometers die u met uw privéauto naar zakelijke afspraken rijdt (woon-werkverkeer wordt hierbij door de fiscus niet gezien als zakelijke kilometers);
  2. kilometers die u privé rijdt met uw zakelijke auto (om te voorkomen dat u aan het einde van het jaar een fiscale bijtelling voor deze auto hoeft te doen).

Vereenvoudigde rittenregistratie voor bestelauto’s

Heeft u één of meerdere bestelauto’s in uw wagenpark en worden deze uitsluitend zakelijk gebruikt? Dan hoeft u van de belastingdienst géén volledige kilometeradministratie bij te houden, maar slechts een vereenvoudigde rittenregistratie. Kijk op de website van de belastingdienst voor meer informatie.

Hoe houdt u een kilometerregistratie bij?

Het spreekt voor zich dat een verzameling verkreukelde tankbonnetjes en een notitieblok met halfslachtig omschreven kilometerstanden niet geldt als een correcte kilometeradministratie. De belastingdienst heeft criteria opgesteld waaraan de kilometerregistratie moet voldoen. U moet per rit het volgende vermelden:
  • De datum en tijd
  • Beginstand kilometerteller
  • Eindstand kilometerteller
  • Het beginadres
  • Het eindadres
  • De gereden route (als deze afwijkt van de meest gebruikelijke)
  • Het totaal aantal gereden kilometers
  • Of het gaat om een privé of zakelijke rit

Regels van belastingdienst zakelijk

Voor de belastingdienst is een rit de enkele reisafstand tussen twee adressen. U moet dus zowel voor de heen- als de terugweg de gegevens invullen en bewaren. U kunt de verzamelde ritgegevens verwerken in een boekhoudprogramma of – als u slechts één of twee zakelijke auto’s heeft – in een Excel-bestand. Let er in ieder geval op dat in de adminstratie het automerk, -type en kenteken vermeld staan, evenals de periode waarin de auto ter beschikking stond (waarin u dus gebruik kon maken van de auto).

Kosten besparen met de kilometerregistratie

Uw gereden kilometers consequent bijhouden kost u misschien wat extra tijd en moeite, maar kan u ook zeker voordelen opleveren. Rijdt u bijvoorbeeld zakelijke kilometers met een privéauto? Dan mag u deze kilometers à 19 cent per kilometer declareren als reiskosten. Heeft u een zakelijke auto en wilt u geen fiscale bijtelling betalen? Dan kunt u met een sluitende rittenadministratie bewijzen dat u in een bepaald kalenderjaar minder dan 500 privékilometers heeft gereden.

Uw ritten bijhouden met uw smartphone

Dankzij smartphones, tablets en gps tracking-systemen, is het een stuk eenvoudiger geworden om een correcte kilometerregistratie bij te houden. Er zijn zowel voor iPhone als Android diverse apps beschikbaar die automatisch al uw privé- en zakelijke kilometers registreren. Deze gegevens kunnen vervolgens (al dan niet via de cloud) verwerkt worden in uw administratie.

Keurmerk rittenregistratie

Leveranciers van systemen voor rittenregistratie hebben een keurmerk ontwikkeld. Als u gebruik maakt van een systeem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen, dan gaat de fiscus ervan uit dat uw rittenregistratie sluitend is. Er kan nog wél gecontroleerd worden of een rit zakelijk of privé is.

BP FleetExpert

Heeft u meerdere voertuigen in uw wagenpark en wilt u optimaal inzicht in het aantal kilometers dat verreden wordt? Maak dan kennis met BP FleetExpert; geavanceerde software die u razendsnel inzicht geeft in zaken als brandstofverbruik, Co2-uitstoot, besparingsmogelijkheden en meer. Zo bespaart u niet alleen veel tijd, maar kunt u ook de kosten van uw wagenpark reduceren! Hier vindt u meer informatie.

Wilt u weten hoe wij u kunnen helpen om het beste uit iedere zakelijke kilometer te halen? Kijk dan op onze website. Voor vragen kunt u altijd terecht bij ons Business Service Center: 0800 – 020 36 31.