Administrative Assistant der Geschäftsführung (m/f/d)

Job summary

in Vollzeit für den Standort Gelsenkirchen

Wer wir sind:

Bei bp haben wir nur eins im Kopf: die Energie von morgen. Wir wollen Energie neu denken, damit wir bis spätestens 2050 die Netto Null erreichen. Wir setzen dabei auf die Kompetenz und Leidenschaft unserer rund 66.000 Mitarbeiter: innen weltweit, davon ca. 4.000 in Deutschland. Sie sichern jeden Tag mit den Produkten und Dienstleistungen unserer Marken bp, Aral und Castrol die Energie und Mobilität für Millionen Menschen – heute und in Zukunft.

Dein neues Aufgabenumfeld – anspruchsvoll und zukunftsorientiert

Assistenz der Geschäftsführung:

• Terminkontrolle, -organisation und -koordination der Geschäftsführung der Ruhr Oel GmbH Gelsenkirchen
• Planung und Organisation von diversen Meetings und Sitzungen am Standort Gelsenkirchen
• Sicherstellen eines reibungslosen Informationsflusses innerhalb und außerhalb des Standortes Gelsenkirchen u. a. mit KollegInnen in England und den USA
• Enge Zusammenarbeit und Absprachen mit den verschiedenen Gremien der bp, sowie anderen Stakeholdern aus Politik und Wirtschaft
• Tagungen, Reisen und Besuchsprogramme im In- und Ausland planen, organisieren und abrechnen
• Auslösen von Bestellungen mittels SAP
  • Überwachen der Richtigkeit der erbrachten Leistungen und Lieferungen
  • Überprüfen der Rechnungen und Festlegung der Kontierung
• Entwurf und Vorlage unterschriftsreifer Schriftgüter
• Bearbeitung Ein- und Ausgangspost
• Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder abgeschlossenes Hochschulstudium mit einschlägiger Berufserfahrung im Assistenzbereich
• Du bringst ein sehr hohes Maß an Diskretion mit
• Du besitzt starke Kommunikations- und Organisations-Skills in Kombination mit sicherem Auftreten auf verschiedenen Hierarchieebenen
• Du arbeitest gerne in einem internationalen Umfeld und Austausch mit verschiedenen Stakeholdern gefällt Dir
• Du weist sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse vor
• Du besitzt sehr gute Kenntnisse der gängigen MS Office Tools
• Du hast grundlegende Erfahrung in SAP
• Du bist ein Teamplayer und hast eine empathische Persönlichkeit
• Du stehst für einen selbstständigen, lösungsorientierten und proaktiven Arbeitsstil sowie hohe Einsatzbereitschaft

• Flexibles, hybrides und familienfreundliches Arbeiten sowie mind. 30 Tage Urlaub und Programme zur Verbesserung der Work-Life
• Sehr gute Grundvergütung plus Bonuszahlung, Teilnahme am Aktienprogramm möglich, Elternzuschuss in Form einer Einmalzahlung, Sonderboni für besondere Leistungen, attraktive Betriebliche Altersvorsorge, regelmäßige Gehaltszyklen, Gruppenunfallversicherung, Umzugsbeihilfe in besonderen Fällen, JobRad, subventionierte Mahlzeiten, u.v.m.
• Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten sowie umfangreiche interne und externe Weiterbildungsangebote, die bezuschusst werden
• Strukturierte Onboarding-Programme und Buddy-Unterstützung
• Matching Fund; bp verdoppelt die von Mitarbeitenden privat getätigten Spenden an gemeinnützige Organisationen und honoriert ehrenamtlichen Zeiteinsatz
• Mitarbeitende können ihren persönlichen CO2-Fußabdruck kompensieren, bp verdoppelt diesen Betrag